Вправе ли работодатель хранить копии документов работника в личном деле последнего?
Однозначной позиции среди надзорных органов нет.
- Роструд полагает, что хранение возможно при условии получения согласия работника на обработку персональных данных. Недавно мы публиковали письмо с соответствующей позицией.
- Роскомнадзор, напротив, считает хранение копий документов работника работодателем избыточным по отношению к заявленным целям обработки персональных данных (ч. 5 ст. 5 №152-ФЗ).
Судебная практика в большей степени разделяет второй подход:
- В одном из дел указано, что сбор информации о серии и номере паспорта, месте рождения и пр. является избыточным, поскольку “для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность” (дело №А53-12557/2013).
- Более того, хранение копий документов “нарушает права и свободы гражданина, снижает уровень прав и гарантий работника, противоречит федеральному законодательству” (дело №А53-13327/2013).
Несмотря на позицию Роскомнадзора, ряд экспертов по персональным данным видит возможным хранение копий документов при условии дополнительного обоснования (но и тут есть различные подходы). При этом обработку копий документов нужно учитывать в ЛНА и вовремя удалять в соответствии с актом.
Если Роскомнадзор усмотрит нарушение, работодателя привлекут к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
